KosciaKowy blog

Niedawno, podczas opracowywania wyników ankiety, miałem okazję spędzić sporo czasu pracując z arkuszem kalkulacyjnym Calc z pakietu OpenOffice.org. Niestety nie obyło się bez problemów. Sporo nerwów kosztowało mnie zmuszenie autofiltrów do poprawnego działania. Po prostu nie wszystko działa dokładnie tak jak się tego spodziewałem i trochę czasu musiałem poświęcić na zmianę przyzwyczajeń z Excela. Prawdopodobnie nie jestem jedynym, który miał lub będzie miał z tym problem, dlatego postanowiłem napisać krótki tutorial i przedstawić pokrótce jak autofiltrowanie działa i na jakie potencjalne problemy można natrafić.

Autofiltr

Autofiltr pozwala na wyświetlanie wybranych wierszy tabeli zawierających wybraną wartość, czy też spełniających wybrane określone ograniczenia. W powyższym przykładzie chcemy zobaczyć jedynie dane dla klienta nr 2. Należy ustawić kursor w tabeli, następnie z menu Dane wybrać pozycję Filtr i zaznaczyć Autofiltr. W nagłówkach tabeli pojawią się strzałki, za pomocą których możemy wprowadzić ograniczenia dla filtru. Aktywny filtr wyróżniony jest innym kolorem strzałki.

Sumy pośrednie

Jeśli chcemy dokonać obliczeń jedynie na odfiltrowanych danych nie możemy użyć normalnych funkcji SUMA, ŚREDNIA. Funkcje te dokonują obliczeń dla całej tabeli - zarówno na wierszach widocznych, jak i tych ukrytych przez autofiltr. Musimy użyć funkcji SUMY.POŚREDNIE (ang. SUBTOTAL). Pierwszy argument tej funkcji to rodzaj obliczeń jakie chcemy wykonać, drugi to zakres danych. Teraz po zmianie warunków filtru wartości obliczone za pomocą sum pośrednich automatycznie zostaną zaktualizowane.

Problemy

Jeśli to wszystko byłoby takie proste nie byłoby żadnych problemów. Te niestety mogą się pojawić.

1. Pusty wiersz pomiędzy nagłówkiem a zawartością tabeli

Jeśli wstawimy pusty wiersz pomiędzy nagłówek a dane (na przykład by przeprowadzać tam później obliczenia) OpenOffice.org Calc uzna wiersz z nagłówkiem i zawartość za dwie osobne tabele. Albo będziemy możliwość filtrowania w wierszu z nagłówkami, lecz nie będzie danych do filtrowania. Albo pierwszy wiersz danych zostanie uznany za nagłówek.

2. Pusta kolumna w środku tabeli

Podobnie jak w poprzednim przypadku - rozdzielenie danych pustą kolumną spowoduje, że dane będą traktowane jako dwie osobne tabele. By włączyć autofiltr dla całej tabeli należy ręcznie zaznaczyć całą tabelę (wraz z nagłówkami!) i dopiero wtedy włączyć autofiltr.

3. Brak pustego wiersza nad i pod tabelą

OpenOffice.org Calc potraktuje wszystkie przylegające wiersze jako część tabeli i będzie je poddawać filtrowaniu. Jeśli nie oddzielimy obliczeń od tabeli pustym wierszem zostaną one ukryte po zastosowaniu ograniczenia. Jeśli nad nagłówkiem znajduje się wiersz z opisem to właśnie ten wiersz zostanie potraktowany jako nagłówek tabeli, efekt można zobaczyć na zamieszczonym powyżej zrzucie ekranu. W takim przypadku rozwiązaniem jest tu samodzielne zaznaczenie całej tabeli (włącznie z nagłówkiem!) i dopiero wtedy włączenie autofiltru.

4. Zaznaczanie jedynie nagłówka tabeli

W poprzednim punkcie wytłuściłem słowo "całej" nie bez przyczyny. Jeśli zaznaczymy jedynie nagłówek tabeli (czy to cały wiersz z nagłówkiem, czy to ręcznie zaznaczając pierwszą komórkę nagłówka i naciskając SHIFT+END) i włączymy autofiltr pozornie wszystko działa. Filtry umieszczone są w wierszu z nagłówkami, filtrowanie działa jak należy. Co mnie jednak zaskoczyło sumy pośrednie w ten sposób włączonego autofiltru NIE są automatycznie przeliczane! Zmarnowałem sporo czasu zanim zrozumiałem w czym tkwi problem. Dlatego pamiętajcie: najbezpieczniej jest zawsze ręcznie zaznaczyć zakres całej tabeli wraz z nagłówkami by mieć 100% pewności, że filtrowane będzie to co chcemy i że wszystko będzie przeliczane automatycznie.